Die Digitalisierung hat sämtliche gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Bereiche längst erfasst. Insbesondere im Zuge der Corona-Pandemie intensiviert sich die Diskussion um die Potenziale und Umsetzungsmöglichkeiten von digitalen Lösungen für die Arbeitswelt – nicht zuletzt aufgrund punktueller Kontaktbeschränkungen sowie Home-Office-Konzepten. Für Unternehmen bedeutet das, neue Konzepte für bestehende Arbeitsprozesse und -routinen zu entwickeln.
Im Fokus steht dabei zunehmend der systematische Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie das Compliance Management: Einerseits müssen die Beschäftigten über aktuelle Hygienevorschriften und Pandemie-Maßnahmen unterwiesen werden; andererseits gilt es, die bereits erfolgreich etablierten Maßnahmen weiterhin zu organisieren und durchzuführen. Unternehmen suchen zunehmend nach Software-Lösungen, um die Vielzahl an Aufgaben digital und wenn möglich cloudbasiert zu bewältigen.
Interessanterweise ist der Digitalisierungstrend im Arbeitsschutz nicht erst seit der Corona-Pandemie zu beobachten. Eine Umfrage von Deloitte aus 2018 unter Compliance Managern hat ergeben, dass die digitale Transformation die größte Herausforderung für die Compliance-Funktion in Unternehmen darstellt. Gleichzeitig werden die Datenbeschaffenheit (u. a. Transparenz, Verfügbarkeit, Integrität) und damit die Compliance-Tätigkeit gefördert. Insbesondere Cloud-Lösungen stehen hier hoch im Kurs, da sie orts- und zeitunabhängiges Abarbeiten von Aufgaben ermöglichen (The Future of Compliance: Herausforderungen und Trends, 2018).
Was ist die Cloud?
Der zunächst ominöse Cloud-Begriff beschreibt das Auslagern von zuvor lokalen Anwendungen, Daten und Diensten in das Internet. Fünf Charakteristiken sind entscheidend (National Institute of Standards and Technology, 2011):
- Selbstzuweisung von Leistungen: Kunden haben die Möglichkeit, Ressourcen je nach Bedarf dazu- oder abzubuchen;
- Netzzugriff: Kunden können auf den Dienst über das Netz zugreifen, unabhängig vom Standort, Zeitpunkt oder Endgerät;
- Elastizität: Ressourcen können automatisch an den Kunden zugewiesen werden, sollten höhere Kapazitäten benötigt werden;
- Multimandantenfähigkeit: Cloud-Services werden an viele unterschiedliche Kunden angeboten, welche in der Regel ein individuelles System aufsetzen;
- kontrollierte Nutzung von Ressourcen: Cloud-Anbieter sind für die Ressourcenbereitstellung (bspw. Funktionalitäten, Lizenzen) zuständig.
Was zunächst kryptisch klingt, bedeutet einfach übersetzt: Daten und Informationen werden zentral in einem System abgelegt und gepflegt, sämtliche Aufgaben können dadurch auf digitalem Wege zugewiesen werden. Das System wird dabei von einem externen Anbieter angeboten und gewartet. Die Cloud ist im Prinzip mit einem Taxi vergleichbar: Während sich der Autobesitzer eigenständig um die Pflege seines Gefährts kümmern muss, ist bei einer Taxifahrt nur der Preis für die eigentliche Fahrt zu begleichen. Der Kunde mietet, anstatt zu kaufen. Wie genau funktioniert denn nun eine cloudbasierte Software-Lösung im alltäglichen Arbeitsschutz?
Anwendungsszenario elektronische Unterweisung
Mitarbeiterunterweisungen gehören zu den grundlegenden Unternehmerpflichten, wobei zunächst nicht festgelegt ist, in welcher Form die Unterweisung stattzufinden hat. Während vor Jahren die klassische Präsenzunterweisung dominierte, gehört die elektronische Unterweisung in vielen Unternehmen mittlerweile zum Standardrepertoire.
Der Unterweisungsprozess ist dabei denkbar einfach: Die Verantwortlichen erstellen einen Schulungskatalog und hinterlegen die (zumeist unternehmensinternen) Inhalte in digitaler Form (bspw. PowerPoint oder HTML 5) im System. Anschließend werden die Beschäftigten als Nutzer angelegt und idealerweise in verschiedene Gruppen segmentiert (bspw. Standorte, Abteilungen, Tätigkeitsfelder). Die anstehenden Unterweisungen lassen sich nun via Mausklick an vorher gefilterte Nutzergruppen zuweisen. Diese arbeiten die ihnen zugewiesenen Inhalte in einem vorgegebenen Zeitraum ab.
Sind der Schulungskatalog und die Nutzergruppen erstmal angelegt, können auch entsprechende Automatismen angelegt werden, u. a. für die Zuweisung von regelmäßig wiederkehrenden Unterweisungen sowie die Nachweisgenerierung. Weitere Vorteile sind die bessere Konzentration der Beschäftigten beim Abarbeiten der Unterweisungen und die Sicherstellung des Lernerfolges durch optionale Verständniskontrollen. In jedem Falle führt der Einsatz cloudbasierter Unterweisungssysteme zu einer spürbaren Entlastung sowohl bei den Organisatoren als auch bei den Beschäftigten. Insbesondere im Corona-Jahr 2020 hat sich gezeigt, dass die elektronische Unterweisung mehr als nur eine Ergänzung zur klassischen Präsenzunterweisung ist.
Anwendungsszenario digitaler Verbandbucheintrag
Kommt es zu einem (Beinahe-)Unfall im Unternehmen, muss ein Verbandbucheintrag im Rahmen des Incident Managements vorgenommen werden. Dies ist notwendig, damit eine Kostenübernahme durch den Träger der Unfallversicherung gesichert ist. Durch den Einsatz einer cloudbasierten Verbandbuch-Software lassen sich auch hier viele Schritte enorm vereinfachen.
Der Verbandbucheintrag kann im Falle eines Unfalls durch eine App-Funktion erfolgen. Die Hilfeleistenden nutzen dafür ihre Smartphones, um die ersten Informationen einzutragen (u. a. Zeit und Ort des Geschehens, betroffene Person, Art des Unfalls). Dadurch werden unnötige Wege vermieden. Um die Unfallmeldung möglichst einfach zu machen, sind u. a. übersichtliche Eingabemasken hilfreich. So können bspw. Verletzungsarten über Visualisierungen oder Drop-Down-Funktionen ausgewählt werden.
Die Vorgesetzten haben anschließend die Möglichkeit, weitere Informationen zu konkretisieren oder zu ergänzen. Somit wird aus einer anfänglichen Meldung ein umfangreicher Bericht. Auch die weitere Maßnahmenplanung lässt sich über den digitalen Weg organisieren, bspw. eine neue Gefährdungsbeurteilung oder weitere Unterweisungen.
Diese zwei Anwendungsszenarien stehen beispielhaft für die Potenziale digitaler Lösungen für den Arbeitsschutz bzw. das Compliance Management. Auch wenn es im Vorfeld einer konkreten Bereitschaft seitens der Geschäftsleitung und darauf aufbauend konkreter Anforderungskataloge für den Einsatz von cloudbasierten Software-Lösungen bedarf, lohnt sich der anfängliche Aufwand.
Datenschutz in der Cloud?
Ist von der Auslagerung von sensiblen Unternehmensinformationen in Cloud-Dienste die Rede, stellt sich immer auch die Frage nach der Sicherheit der Daten. Prinzipiell ist davon auszugehen, dass seriöse und erfolgreiche Anbieter von Cloud-Diensten auch sämtliche Sicherheitsvorkehrungen treffen, um Datensicherheit zu garantieren.
Trotzdem ist es ratsam, bei der Erstellung eines Anforderungskataloges für Arbeitsschutz-Software die hausinterne IT-Abteilung hinzuziehen. Somit können sich die Fachexperten auf Augenhöhe austauschen und etwaige Bedenken aus dem Weg räumen. In diesem Zusammenhang ein wichtiger Hinweis: Achten Sie auf den Hosting-Standort des Anbieters, da sich daraus auch die entsprechenden Datenschutzbestimmungen ableiten. In jedem Falle sollte die Datensicherung unter aktuellen DSGVO-Bestimmungen erfolgen.
Arbeitsschutz digital mit iManSys
Mit der HSQE Compliance-Management-Software lassen sich sämtliche Anforderungen für die Bereiche Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit, Qualitätsmanagement und Umwelt sowie Personalentwicklung abbilden und umsetzen. Zum Funktionsumfang gehören u. a. Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Gefahrstoffmanagement, Auditmanagement sowie Maßnahmenmanagement. Die cloudbasierte Software-Lösung iManSys ist ein Produkt der domeba distribution GmbH. Weitere Informationen sind unter www.domeba.de zu finden.
Hinweis: Unter https://www.domeba.de/aktuelles/coronavirus/ finden Sie hilfreiche Sicherheitsunterweisungen sowie Checklisten zur Betrieblichen Pandemieplanung.
